Privacyverklaring UwFactuur

Versie 1.0

Ziva IT B.V.

Artikel 1 – Inleiding

1. Dit is de privacyverklaring van UwFactuur, een online SaaS-dienst van Ziva IT B.V.
2. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke grondslag wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.
3. Deze privacyverklaring ziet op persoonsgegevens waarvoor Ziva IT B.V. zelf verwerkingsverantwoordelijke is.
4. Voor persoonsgegevens die een gebruiker via UwFactuur verwerkt van zijn eigen klanten, contactpersonen, leveranciers of andere relaties, is de gebruiker in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en is Ziva IT B.V. verwerker. Daarvoor geldt de Verwerkersovereenkomst UwFactuur.

Artikel 2 – Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

1. De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring is:

Ziva IT B.V.
Gevestigd te Hoogeveen
KvK-nummer: 90476018
E-mail: info@ziva-it.nl
Website: https://www.ziva-it.nl/

Artikel 3 – Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

1. Wij verwerken persoonsgegevens wanneer iemand:
   1. een aanvraag doet voor UwFactuur;
   2. een account aanmaakt of gebruikt;
   3. een gratis startmaand aanvraagt;
   4. een betaald abonnement afsluit;
   5. contact met ons opneemt;
   6. support aanvraagt;
   7. facturen van Ziva IT ontvangt of betaalt;
   8. gebruikmaakt van de website of applicatie van UwFactuur;
   9. zich aanmeldt voor productupdates, nieuws of commerciële communicatie;
   10. op andere wijze met Ziva IT of UwFactuur communiceert.

Artikel 4 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?

1. Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
   1. naam en contactgegevens;
   2. bedrijfsnaam;
   3. functie of rol binnen de organisatie;
   4. e-mailadres;
   5. telefoonnummer;
   6. adresgegevens;
   7. KvK-nummer en btw-identificatienummer;
   8. inlog- en accountgegevens;
   9. abonnementsgegevens;
   10. factuur- en betalingsgegevens;
   11. communicatiegegevens, zoals e-mails, supportvragen en contactmomenten;
   12. technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie, apparaatgegevens, loggegevens en gebruiksgegevens;
   13. beveiligingsgegevens, zoals loginmomenten, foutmeldingen en verdachte activiteiten;
   14. toestemmingen en akkoordregistraties, waaronder datum, tijdstip, IP-adres en versie van geaccepteerde documenten;
   15. marketingvoorkeuren, indien van toepassing.
2. Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, tenzij iemand deze zelf aan ons verstrekt en verwerking daarvan noodzakelijk is voor de afhandeling van een verzoek of wettelijke verplichting.

Artikel 5 – Voor welke doelen verwerken wij persoonsgegevens?

1. Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:
   1. het behandelen van aanvragen voor UwFactuur;
   2. het aanmaken, beheren en beveiligen van accounts;
   3. het leveren van UwFactuur;
   4. het beheren van gratis startmaanden, abonnementen, verlengingen en opzeggingen;
   5. het verwerken van betalingen en verzenden van facturen;
   6. het leveren van support en klantenservice;
   7. het versturen van functionele e-mails over account, aanvraag, beveiliging, facturen, betalingen, abonnement, onderhoud, storingen en belangrijke wijzigingen;
   8. het registreren van akkoord op algemene voorwaarden, verwerkersovereenkomst en kennisname van de privacyverklaring;
   9. het beveiligen van UwFactuur en het voorkomen van misbruik, fraude en onbevoegde toegang;
   10. het analyseren en verbeteren van de werking, prestaties en gebruiksvriendelijkheid van UwFactuur;
   11. het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale administratieplicht;
   12. het behandelen van klachten, geschillen en juridische procedures;
   13. het versturen van productupdates, tips of commerciële communicatie, indien daarvoor toestemming is gegeven of indien dit wettelijk is toegestaan.

Artikel 6 – Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

1. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een grondslag bestaat op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
2. De verwerking kan gebaseerd zijn op:
   1. Uitvoering van de overeenkomst: bijvoorbeeld voor het aanmaken en beheren van een account, het leveren van UwFactuur, support, abonnementen en functionele communicatie.
   2. Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor fiscale administratie, facturatie en bewaarplichten.
   3. Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, logging, misbruikpreventie, verbetering van dienstverlening, zakelijke communicatie en bewijsregistratie van akkoordmomenten.
   4. Toestemming: bijvoorbeeld voor bepaalde marketingcommunicatie of cookies waarvoor toestemming vereist is.
3. Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kan die toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.

Artikel 7 – Functionele communicatie

1. Wij sturen functionele e-mails en berichten die noodzakelijk zijn voor het gebruik van UwFactuur.
2. Deze communicatie kan gaan over onder meer:
   1. de aanvraag of registratie;
   2. het account;
   3. beveiliging en loginactiviteiten;
   4. facturen en betalingen;
   5. het abonnement;
   6. opzeggingen;
   7. onderhoud, storingen en beschikbaarheid;
   8. belangrijke wijzigingen in UwFactuur, voorwaarden of dienstverlening.
3. Functionele communicatie bevat geen marketing, tenzij daarvoor afzonderlijk toestemming is gegeven of dit wettelijk is toegestaan.

Artikel 8 – Marketing en productupdates

1. Wij kunnen gebruikers productupdates, tips, nieuws of commerciële communicatie sturen over UwFactuur of vergelijkbare diensten.
2. Voor zover toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf.
3. Iedere marketingmail bevat een mogelijkheid om af te melden.
4. Afmelding voor marketingcommunicatie heeft geen invloed op het ontvangen van functionele communicatie.

Artikel 9 – Cookies en vergelijkbare technieken

1. Wij kunnen cookies en vergelijkbare technieken gebruiken op de website en binnen UwFactuur.
2. Functionele cookies zijn nodig om de website of applicatie goed te laten werken.
3. Analytische cookies kunnen worden gebruikt om het gebruik van de website of applicatie te meten en te verbeteren.
4. Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming.
5. Meer informatie over cookies kan worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring of cookiebanner.

Artikel 10 – Met wie delen wij persoonsgegevens?

1. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de doelen zoals beschreven in deze privacyverklaring, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor toestemming is gegeven.
2. Wij kunnen persoonsgegevens delen met:
   1. hostingproviders en cloudleveranciers;
   2. IT-dienstverleners en softwareleveranciers;
   3. e-mail- en communicatiediensten;
   4. betaaldienstverleners;
   5. boekhoud- en administratiediensten;
   6. support- en monitoringtools;
   7. juridische, fiscale of financiële adviseurs;
   8. overheidsinstanties of toezichthouders indien wettelijk verplicht.
3. Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.
4. Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Artikel 11 – Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

1. Wij verwerken persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte.
2. Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor een passend beschermingsniveau voor zover dit op grond van de AVG vereist is.
3. Een passend beschermingsniveau kan onder meer worden gebaseerd op een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een ander door de AVG toegestaan mechanisme.

Artikel 12 – Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

1. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor bewijsvoering, geschilafhandeling of beveiliging.
2. Accountgegevens bewaren wij zolang het account actief is en gedurende een redelijke periode daarna voor administratie, beveiliging en geschilafhandeling.
3. Factuur- en administratiegegevens bewaren wij zolang dit wettelijk verplicht is.
4. Support- en communicatiegegevens bewaren wij zolang dit nodig is voor behandeling van vragen, verbetering van dienstverlening en bewijsvoering.
5. Loggegevens bewaren wij zolang dit nodig is voor beveiliging, monitoring, foutopsporing en misbruikpreventie.
6. Marketinggegevens bewaren wij totdat toestemming wordt ingetrokken of iemand zich afmeldt, tenzij een langere bewaartermijn nodig is om de afmelding te registreren.

Artikel 13 – Beveiliging

1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.
2. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:
   1. toegangsbeveiliging;
   2. gebruik van versleutelde verbindingen waar passend;
   3. autorisatiebeheer;
   4. logging en monitoring;
   5. back-ups;
   6. updates en beveiligingspatches;
   7. beperking van toegang tot persoonsgegevens;
   8. afspraken met leveranciers en verwerkers.
3. Ondanks beveiligingsmaatregelen kan volledige beveiliging nooit volledig worden gegarandeerd.

Artikel 14 – Rechten van betrokkenen

1. Betrokkenen hebben op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens.
2. Afhankelijk van de situatie kunnen betrokkenen recht hebben op:
   1. inzage in persoonsgegevens;
   2. rectificatie van onjuiste persoonsgegevens;
   3. verwijdering van persoonsgegevens;
   4. beperking van verwerking;
   5. overdraagbaarheid van persoonsgegevens;
   6. bezwaar tegen verwerking;
   7. intrekking van toestemming;
   8. het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
3. Een verzoek kan worden ingediend via info@ziva-it.nl.
4. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te bevestigen.
5. Wij reageren binnen de wettelijke termijn op verzoeken.
6. Wanneer een verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die door een gebruiker via UwFactuur zijn ingevoerd en waarvoor die gebruiker verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen wij de verzoeker doorverwijzen naar die gebruiker.

Artikel 15 – Gegevens van klanten van gebruikers

1. Gebruikers kunnen via UwFactuur persoonsgegevens verwerken van hun eigen klanten, contactpersonen, leveranciers of andere relaties.
2. Voor die gegevens is de gebruiker in beginsel zelf verwerkingsverantwoordelijke.
3. Ziva IT verwerkt die persoonsgegevens in dat geval als verwerker ten behoeve van de gebruiker.
4. Op die verwerking is de Verwerkersovereenkomst UwFactuur van toepassing.
5. Vragen of verzoeken van betrokkenen over gegevens die door een gebruiker in UwFactuur zijn ingevoerd, moeten in beginsel worden gericht aan de betreffende gebruiker.

Artikel 16 – Minderjarigen

1. UwFactuur is bedoeld voor zakelijke gebruikers en niet gericht op minderjarigen.
2. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van onze dienstverlening of wettelijke verplichtingen.

Artikel 17 – Wijzigingen in deze privacyverklaring

1. Wij mogen deze privacyverklaring wijzigen.
2. De meest actuele versie wordt gepubliceerd via de website van Ziva IT of UwFactuur.
3. Bij wezenlijke wijzigingen kunnen wij gebruikers hierover informeren via e-mail, de website of de applicatie.

Artikel 18 – Contact

1. Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met:

Ziva IT B.V.
E-mail: info@ziva-it.nl
Website: https://www.ziva-it.nl/

Artikel 19 – Klacht bij de toezichthouder

1. Betrokkenen hebben het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien zij van mening zijn dat hun persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt.
2. Meer informatie is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/.